Canal de Denúncias

De forma a implementar o procedimento de Denúncia, o qual se rege pela Lei 93/2021, importa definir regras funcionais que permitam a criação de canais de denúncia nas empresas.

O acto de denúncia é considerado relevante para acolher comportamentos que visem o sancionamento de condutas consideradas ilegais, fraudulentas ou corruptas, de forma isenta e imparcial.

A criação da política e procedimento de Denúncia tem como principais objetivos:

• Definir os princípios orientadores dos procedimentos de receção, tratamento, registo e conservação de comunicações de práticas de irregularidades;
• Assegurar a possibilidade de se admitirem denúncias anónimas de irregularidades;
• Assegurar a adoção de medidas preventivas que evitem atos incorretos ou irregulares.

Características do processo implementado:

1 - Implementar um canal de denúncia seguro, também apto a proteger o anonimato.

2 - Garantir que todos os trabalhadores sabem como denunciar as irregularidades que conheçam e que conhecem a política interna nesta matéria respeitando na íntegra o Código de Conduta.

3 - Em noventa dias, as organizações devem responder e acompanhar o processo de denúncia. O processo deve ser ágil, claro e objectivo de forma a que o denunciante saiba que os factos relatados estão a ser analisados e a cumprir as fases necessárias à sua resolução. Igualmente, as organizações devem manter os seus trabalhadores informados acerca das consequências de infringir as regras que contextualizam a denúncia, bem como dos desenvolvimentos do processo.

4 - Garantir que as organizações que recebam a denúncia possuem meios para proteger o delator que age de "boa-fé", designadamente de retaliações, como demissão, suspensão, humilhação, intimidação ou outro tipo de sanções como ser negada ajuda ou ter avaliações de performance negativas sem justificação para o efeito. Assim, o procedimento geral deve garantir:

a) A criação e implementação de um canal de denúncia externo nas empresas serve para instituir um mecanismo que permita a apresentação e o seguimento seguro de denúncias;

b) A exaustividade, integridade e conservação das denúncias;

c) A confidencialidade da identidade ou do anonimato dos denunciantes, bem como da identidade de pessoas ou entidades terceiras que sejam mencionados na denúncia;

d) O impedimento de acesso de pessoas não autorizadas à informação em causa;

e) A independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses entre as pessoas e os departamentos designados para o recebimento e o tratamento das denúncias;

f) A eliminação imediata de todos os dados pessoais que não sejam relevantes para o tratamento da denúncia.

1 - DENÚNCIA

As denúncias são apresentadas por escrito mediante o preenchimento do formulário disponibilizado no site da empresa ou por email, anónimas ou com identificação do denunciante.

O Canal de Denúncias da Companhia pode ser utilizado de forma gratuita, 24 (vinte e quatro) horas por dia, 7 (sete) dias por semana pelos seguintes canais de contato:

Website: https://www.castelhana.pt/canal-de-denuncia

Email: florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt

O denunciante deverá preencher informaticamente, ou por escrito através do envio da ocorrência para o email florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt, o qual é exclusivo para a recepção das comunicações nesta matéria e é da consulta exclusiva das pessoas responsáveis nesta matéria. O formulário pode ser anonimizado sendo que as informações que permitem aferir a identidade do delator são de acesso restrito e reservado a quem recebe e dá tratamento às denúncias.

A pessoa responsável pela gestão da comunicação e informação desempenha funções no sector da gestão, tendo um conhecimento profundo da organização da empresa e dos seus valores.

A identidade do denunciante só pode ser divulgada:

• Para cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial;
• Após comunicação ao denunciante, por escrito, dos motivos para a divulgação dos dados, salvo se esta comunicação comprometer as investigações ou processos judiciais.

Proteção do denunciante:

É garantida proteção legal ao denunciante que denuncie ou divulgue publicamente infrações sempre que o faça de boa-fé e tenha fundamento sério para crer que as informações que denuncia são verdadeiras. A lei proíbe a prática de atos de retaliação contra o denunciante. Consideram-se atos de retaliação os atos ou omissões, incluindo ameaças e tentativas de atos ou omissões, que, direta ou indiretamente, em contexto profissional e motivado pela denúncia interna, externa ou divulgação pública da infração pelo denunciante, cause ou possa causar a este último, de modo injustificado, danos patrimoniais ou morais.

Responsabilidade do denunciante:

• A denúncia ou a divulgação pública de uma infração, feita de acordo com os requisitos impostos pela presente lei, não constitui, por si, fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.
• Sem prejuízo dos regimes de segredo salvaguardados pelo disposto no n 3 do artigo 3º, o denunciante que denuncie ou divulgue publicamente uma infração de acordo com os requisitos impostos pela presente lei não responde pela violação de eventuais restrições à comunicação ou divulgação de informações constantes da denúncia ou da divulgação pública.
• O denunciante que denuncie ou divulgue publicamente uma infração de acordo com os requisitos impostos pela presente lei não é responsável pela obtenção ou acesso às informações que motivam a denúncia ou a divulgação pública, exceto nos casos em que a obtenção ou acesso às informações constitua crime.
• O disposto nos pontos anteriores não prejudica a eventual responsabilidade dos denunciantes por atos ou omissões não relacionados com a denúncia ou a divulgação pública, ou que não sejam necessários à denúncia ou à divulgação pública de uma infração nos termos da presente lei.

2 - TRATAMENTO DA DENÚNCIA

Recebida a denúncia, é necessário prosseguir para a fase de investigação, existindo um procedimento que permite dar seguimento à denúncia.

A responsável por este circuito analisa o teor da denúncia e os documentos que a acompanhem, tendo autonomia para solicitar os documentos e informações que entender à organização com vista a executar esta análise de forma cabal e integral.

Após análise, a responsável deverá elaborar relatório descritivo das ações realizadas e das conclusões a que chegou, guardando tal relatório exclusivamente para si e garantindo que nenhum terceiro acede ao mesmo, seja em suporte papel (quando impresso), seja em suporte informático.

Assim, as pessoas encarregues de gerir este procedimento, gerem também o email dedicado a este assunto.

As fases essenciais desse circuito são as seguintes:

Registo: o denunciante regista a sua denúncia num formulário acessível no website da empresa, ou como alternativa enviando a informação para o email florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt.

Análise e tratamento: As denúncias recebidas são inseridas em pasta informática reservada no sistema, bem como em pasta documental de acesso reservado, seguindo-se o respectivo workflow, análise e conclusões.

Conclusão e Arquivamento: As pessoas com autoridade para o efeito fazem a sua análise e documentam a conclusão da denúncia através de email dirigido exclusivamente ao denunciante.

3 - CONCLUSÃO DO PROCEDIMENTO

O denunciante é informado em qualquer momento do processo qual o estado das diligências efectuadas, e é notificado da decisão tomada até ao limite de 90 dias após a recepção da denúncia no email florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt.

As multas pelo não cumprimento da lei de Proteção ao Denunciante estão divididas em sanções muito graves e graves.

Impedir a apresentação ou o seguimento de denúncia constitui contraordenação muito grave punível com coima de 1.000 euros a 25.000 euros se o agente for pessoa singular, ou de 10.000 euros a 250.000 euros se o agente for uma pessoa coletiva.

Não dispor de canal de denúncia externo, ou oferecer esse canal sem as devidas garantias, constitui contraordenação grave punível com coima de 500 a 12.500 euros se o agente for pessoa singular, ou de 1.000 a 125.000 euros se for pessoa coletiva.

A Castelhana em estreita ligação com a visão e missão, compromete-se a conduzir a sua atividade com os princípios de:

Integridade e absoluta transparência na condução dos negócios.

União e respeito nas relações com os clientes, parceiros e fornecedores.

Eficiência nos processos de planeamento e execução.

Iniciativa e Pró-atividade em todas as situações, qualidade do produto, dos serviços e compromisso com o cliente.

Porque as dinâmicas sociais e legais são evolutivas este documento tem o mesmo carácter, sendo alterado sempre que tal se revele adequado. A sua primeira versão é formalizada em 07 de Julho de 2023, sendo que da mesma será dado conhecimento a toda a Equipa por meio adequado.